Contrato de encargo del tratamiento

1. Partes, objeto y duración

En resumen: el restaurante decide; Restial ejecuta, mientras dure el contrato.

• El Cliente es el responsable del tratamiento de los Datos de Comensales. Restial es el encargado del tratamiento y los trata por cuenta del Cliente únicamente para prestar el Servicio contratado.
• Si el Cliente trata a su vez los datos como encargado de un tercero (por ejemplo, una empresa que gestiona restaurantes de otros titulares), Restial actúa como subencargado; el Cliente garantiza que cuenta con la autorización del responsable para encargar el tratamiento a Restial en los términos de este contrato.
• El objeto del encargo es el tratamiento de los Datos de Comensales necesario para prestar los módulos del Servicio que el Cliente tenga contratados y activados, descritos en la cláusula 2.
• Este contrato dura lo mismo que los Términos y, tras su terminación, hasta que Restial haya devuelto y suprimido los datos conforme a la cláusula 13.

2. Naturaleza y finalidad del tratamiento por módulo

En resumen: esta tabla dice qué datos se tratan en cada parte del Servicio y para qué.

Los tratamientos consisten en la recogida, registro, organización, conservación, consulta, modificación, comunicación a los subencargados, anonimización y supresión de datos, por medios automatizados, en la medida necesaria para cada módulo:

3. Categorías de interesados y de datos

• Interesados: Comensales; personas que reservan, escriben o mencionan al Cliente en sus canales; autores de reseñas; visitantes de la web y la carta (solo de forma anónima); y personas que aparezcan en los adjuntos que suba el Cliente.
• Categorías de datos: identificativos y de contacto; datos de reservas y visitas; preferencias, notas y etiquetas; contenido de conversaciones; datos de reseñas; metadatos de pagos; y, como categoría especial, datos de salud limitados a alergias, intolerancias y necesidades dietéticas que el Cliente registra para atender al Comensal con seguridad.
• El Cliente no debe introducir otras categorías especiales de datos ni datos de menores de 14 años salvo que sea estrictamente necesario para atender al Comensal y cuente con base jurídica suficiente.

4. Instrucciones del Cliente

En resumen: usar la Plataforma y configurarla equivale a dar instrucciones. Restial no usa los datos para nada más.

Restial trata los Datos de Comensales solo siguiendo las instrucciones documentadas del Cliente, también en lo relativo a las transferencias internacionales. Constituyen instrucciones documentadas los Términos, este contrato y el uso y la configuración que el Cliente y sus Usuarios autorizados hagan de la Plataforma. En particular, el Cliente instruye a Restial para:

• Ficha única en la Organización. Mantener una ficha por Comensal en el ámbito de la Organización del Cliente, que se reconoce en todas sus Marcas y Locales, y compartir en toda la Organización las alergias e intolerancias, por la seguridad del Comensal. El acceso de cada Usuario autorizado se limita a lo que corresponde a su rol y ámbito.
• Sin cruce entre organizaciones. Los Comensales pertenecen a la Organización del Cliente: sus datos nunca se comparten ni se cruzan con los de otras organizaciones clientes de Restial, aunque se trate del mismo número de teléfono.
• Identificación prudente. Asociar una reserva o un mensaje a una ficha existente solo por coincidencia del teléfono y, en su defecto, del correo electrónico; nunca por el nombre. Las fichas duplicadas nunca se fusionan automáticamente: solo puede hacerlo una persona.
• Inteligencia artificial. Tratar con el proveedor de IA los datos estrictamente necesarios para el asistente de reservas, los borradores y resúmenes de reseñas y las traducciones de la carta, cuando el Cliente active esas funciones. La IA no decide la disponibilidad, no realiza cargos y no publica respuestas.
• Mensajería. Enviar y recibir mensajes por los canales que el Cliente conecte, a través de los subencargados correspondientes.
• Reseñas. Leer y guardar las reseñas de las fichas conectadas y publicar solo las respuestas que un Usuario autorizado apruebe expresamente.
• Pagos. Comunicar a Stripe los datos necesarios para los cobros que el Cliente configure o decida, en la cuenta de Stripe del propio Cliente.
• Estadísticas anónimas. Elaborar estadísticas agregadas y anónimas, que no identifican a ninguna persona ni al Cliente, para mantener, proteger y mejorar el Servicio. Una vez anonimizada, esa información deja de ser dato personal.

Restial no trata los Datos de Comensales para fines propios. Si considera que una instrucción infringe el RGPD u otra norma de protección de datos, informará inmediatamente al Cliente y podrá suspender su ejecución hasta que el Cliente la confirme o modifique.

5. Plazos de conservación

En resumen: estos son los plazos que la Plataforma aplica por defecto. El restaurante puede anonimizar o borrar antes.

El Cliente puede anonimizar fichas de Comensales y eliminar adjuntos en cualquier momento desde la Plataforma. Si necesita plazos distintos de los indicados, puede pedirlo a Restial, que los aplicará cuando sea técnicamente posible.

6. Confidencialidad del personal

Restial garantiza que las personas autorizadas para tratar los Datos de Comensales se han comprometido a respetar su confidencialidad o están sujetas a una obligación legal de confidencialidad, que acceden a ellos solo cuando es necesario para prestar el Servicio, atender una petición del Cliente o resolver una incidencia, y que reciben la formación adecuada. Este deber subsiste tras la terminación del contrato.

7. Medidas de seguridad

En resumen: estas son las medidas técnicas y organizativas que aplicamos (anexo de medidas de seguridad, artículo 32 del RGPD).

Restial aplica, y revisa periódicamente, medidas técnicas y organizativas apropiadas al riesgo, teniendo en cuenta que se tratan datos de salud. Como mínimo:

8. Subencargados

En resumen: el restaurante autoriza la lista pública de proveedores. Avisamos de los cambios con 30 días y puede oponerse.

• El Cliente otorga a Restial una autorización general para recurrir a los subencargados que figuran en la lista de subencargados (Anexo B).
• Restial avisará al titular de la Organización por correo electrónico, con al menos 30 días de antelación, de la incorporación o sustitución de cualquier subencargado, indicando su identidad, el servicio que presta y su ubicación.
• Dentro de ese plazo, el Cliente puede oponerse por motivos razonables relacionados con la protección de datos, escribiendo a info@restial.es. Las partes buscarán de buena fe una solución (por ejemplo, no usar ese subencargado para los datos del Cliente). Si no la encuentran, el Cliente puede terminar el contrato, o el módulo afectado, sin penalización y con devolución de la parte proporcional de lo pagado por adelantado.
• Si un subencargado debe sustituirse con urgencia por motivos de seguridad o de continuidad del Servicio, Restial lo comunicará cuanto antes y el Cliente conservará los mismos derechos de oposición y terminación.
• Restial impone a cada subencargado, mediante contrato, obligaciones de protección de datos equivalentes a las de este contrato y sigue siendo plenamente responsable ante el Cliente de su cumplimiento.
• Los terceros que el Cliente conecta bajo sus propias condiciones (como Stripe, Google, Meta o Square) no son subencargados de Restial: el Cliente se relaciona directamente con ellos.

9. Asistencia con los derechos de los interesados

En resumen: la Plataforma da al restaurante herramientas para atender los derechos, y Restial le ayuda con lo demás.

• La Plataforma permite al Cliente consultar y rectificar la ficha de un Comensal, exportarla en formato estructurado (JSON) con sus preferencias, notas, consentimientos y reservas, anonimizarla junto con el texto libre de sus reservas, sus conversaciones y sus adjuntos, y registrar o retirar consentimientos. Los archivos adjuntos y el contenido completo de las conversaciones que no incluya la exportación se entregan a petición.
• Si un interesado se dirige directamente a Restial, Restial trasladará la solicitud al Cliente sin dilación indebida y no la responderá por su cuenta salvo instrucción del Cliente.
• Restial ayudará al Cliente, en la medida de lo posible, a atender las solicitudes que no pueda resolver con las herramientas de la Plataforma.
• Zernio conserva su propia copia de los mensajes que transporta. Cuando el Cliente se lo pida (por ejemplo, tras anonimizar a un Comensal), Restial trasladará la solicitud de supresión a Zernio.
• Los datos que conservan los terceros conectados por el Cliente bajo sus propias condiciones (Stripe, Google, Meta, Square) deben gestionarse directamente con ellos.

10. Violaciones de la seguridad

En resumen: si hay un incidente con los datos, avisamos al restaurante como máximo en 48 horas para que pueda cumplir su plazo de 72 horas.

• Restial notificará al Cliente cualquier violación de la seguridad que afecte a los Datos de Comensales sin dilación indebida y, como máximo, en las 48 horas siguientes a tener constancia de ella, por correo electrónico al titular de la Organización.
• La notificación incluirá, en la medida en que se conozca, la naturaleza de la violación, las categorías y el número aproximado de interesados y registros afectados, un punto de contacto, las consecuencias probables y las medidas adoptadas o propuestas. Si no es posible facilitar toda la información a la vez, se facilitará de forma gradual.
• Restial colaborará con el Cliente para que este pueda notificar a la autoridad de control y, en su caso, a los interesados. Restial no hará esas notificaciones en nombre del Cliente salvo que este se lo pida.

11. Evaluaciones de impacto y consultas previas

Restial facilitará al Cliente la información de que disponga sobre los tratamientos, los subencargados y las medidas de seguridad para que el Cliente pueda realizar, si procede, una evaluación de impacto relativa a la protección de datos y, en su caso, la consulta previa a la autoridad de control.

12. Transferencias internacionales

• Los Datos de Comensales se alojan en la Unión Europea.
• Algunos subencargados están establecidos fuera del Espacio Económico Europeo o pueden acceder a los datos desde fuera de él. Esas transferencias solo se realizan con una de las garantías del capítulo V del RGPD: una decisión de adecuación (incluido el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. para las entidades certificadas) o las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Decisión de Ejecución (UE) 2021/914, junto con las medidas complementarias que resulten necesarias.
• La garantía aplicable a cada subencargado figura en la lista de subencargados. A petición del Cliente, Restial facilitará información adicional sobre esas garantías.

13. Fin del servicio: devolución y supresión

En resumen: al terminar, el restaurante recupera sus datos y después los borramos.

• Al terminar el contrato, el Cliente puede elegir entre recuperar sus datos o que se supriman. La devolución se realiza mediante la exportación de los datos en formatos estructurados (CSV y JSON) dentro de los plazos de la cláusula 11 de los Términos: un periodo transitorio de hasta 30 días y una ventana de recuperación de al menos 30 días.
• Transcurridos esos plazos, Restial suprime los Datos de Comensales de sus sistemas y pide la supresión a sus subencargados. Las copias de seguridad se eliminan en su rotación ordinaria, como máximo en 35 días.
• Si una norma obliga a conservar algún dato, Restial lo mantendrá bloqueado, conforme al artículo 32 de la LOPDGDD (Ley Orgánica 3/2018), solo durante el plazo legal y para ese fin.
• A petición del Cliente, Restial emitirá un certificado de supresión.

14. Información y auditorías

• Restial pondrá a disposición del Cliente la información necesaria para demostrar el cumplimiento de este contrato, en primer lugar mediante documentación: descripción de medidas, respuestas a cuestionarios razonables de seguridad y los informes o certificaciones de sus subencargados de que disponga.
• Si esa información no es suficiente, el Cliente puede realizar, por sí mismo o mediante un auditor independiente sujeto a confidencialidad y que no sea competidor de Restial, una auditoría al año, avisando con al menos 30 días de antelación, en horario laboral y sin poner en riesgo la seguridad ni los datos de otros clientes. Su coste corre a cargo del Cliente, salvo que revele un incumplimiento relevante de Restial.
• Lo anterior no limita las facultades de inspección de las autoridades de control.

15. Responsabilidad

Cada parte responde de los daños que cause por incumplir este contrato o la normativa de protección de datos, conforme al artículo 82 del RGPD. Se aplican las limitaciones de la cláusula 16 de los Términos en la medida en que la ley lo permita. Si Restial trata los datos para fines propios o incumpliendo las instrucciones del Cliente, será considerado responsable de ese tratamiento.

16. Cambios en este contrato

Los cambios en este contrato se notificarán directamente al titular de la Organización por correo electrónico, con al menos 30 días de antelación, y requieren su aprobación; su publicación en esta página no basta. Si el Cliente no los aprueba, sigue aplicándose la versión anterior. Si Restial no pudiera seguir prestando el Servicio con la versión anterior, cualquiera de las partes podrá terminar el contrato sin penalización y con devolución de la parte proporcional de lo pagado por adelantado. Los cambios impuestos por una norma o una autoridad se aplicarán en el plazo que esta exija, explicándolos en el aviso.

17. Prelación

En materia de protección de datos, este contrato prevalece sobre los Términos y sobre la Orden de Pedido. Si se han suscrito cláusulas contractuales tipo, estas prevalecen sobre este contrato en lo que resulte contradictorio.